Zoe 製作人實戰筆記 會員文章
墊了快 10 萬，
我用說的讓 AI
幫我記帳
那陣子，我墊了快 10 萬元。
車資、餐費、道具，先拿自己的錢付，之後再報帳。每一筆付出去的時候都知道在做什麼，但單據一多，就開始怕漏。
而且，我手上同時有好幾個專案。
哪筆費用是哪個案子的？哪些單據還沒送？勞報單交出去了嗎？款項什麼時候入帳？
我是做執行出身的，很清楚這些事情有多瑣碎，也知道每一筆都得交代清楚。
所以，我想做一個小幫手。
現場忙的時候，先讓我把事情說下來，之後還找得到、追得下去。
我只想要，用說的就能記
我不想在現場忙完一輪，還要打開軟體，一格一格填資料。
我希望想到什麼，就說一句，讓它先幫我記好、分好。
10 月 9 日，我開始跟 AI 描述需求：
「我想用說的記帳，可以依專案分類，也能和行事曆串接。」
那次大約花了四個小時，連修改一起算，第一個版本就做出來了。
我叫它「隨口記」。
後來實際用了，又發現需要搜尋、追蹤款項，以及其他方便處理工作的功能，再慢慢加上去。
一筆計程車費，我就這樣說
例如：
計程車 320 元，嘉年華拍攝用，有收據。
在我目前設定的流程裡，這句話會被整理成一筆墊付紀錄，歸到對應的專案。
金額、用途、專案和單據資訊，都留在同一筆紀錄裡。
一句話裡如果包含好幾件事，它也可以協助拆開整理。
像公出加油，我就拍一張單據，告訴它這是哪個專案的費用，再請它整理和分類。
對我來說，這比一項一項輸入順手很多。
不過，用語音或照片記錄之後，還是要快速看一下金額、日期和專案有沒有對上。這一眼確認，能減少後面重新找資料的麻煩。
隨口記現在幫我做什麼？
最初，我只是想把墊付記清楚。後來，才陸續把工作裡常遇到的事情放進來。
| 功能 | 我怎麼用 |
|---|---|
| 用說的記 | 輸入一段話，整理成紀錄，依內容歸到對應專案。 |
| 拍單據 | 從收據照片整理金額、店家和日期，再確認資料。 |
| 墊付累計 | 查看尚未報帳的金額，以及各專案記錄的墊付費用。 |
| 墊付提醒 | 自己設定提醒金額，累計超過時，提醒我處理報帳。 |
| 款項追蹤 | 記錄勞報單送件與相關款項的入帳進度。 |
| 行程整理 | 在我設定好的串接流程裡，把記下的行程加入 Google 日曆。 |
| LINE 截圖 | 上傳對話截圖，請它整理出需要處理的事情。 |
| 訂閱紀錄 | 集中查看已記錄的軟體訂閱、扣款週期和續約時間。 |
不同專案的帳目、發票和收據，可以分開整理。需要回頭找的時候，也比較知道該從哪個案子查起。
記得報帳，也要記得追到入帳
我後來覺得，「墊付提醒」很有必要。
例如，把提醒門檻設為 3 萬元，超過時就提醒自己：該整理單據、確認報帳進度了。
3 萬元只是例子，實際要設多少，還是依自己的專案情況和付款節奏決定。
這個提醒的用意，是讓事情早一點被處理，減少單據和待追進度一直累積。
還有一件事，也要分清楚：
報帳送出，和款項入帳，是兩個不同的進度。
申請送出之後，還要繼續確認款項什麼時候回來。其他款項的送件和入帳，也各自留下紀錄，才不會混在一起。
我想知道的，就是每筆事情目前走到哪裡，接下來還需要做什麼。
第一個工具，先處理自己最常卡住的事
隨口記是我自己做的第一個工具。
它的起點很簡單：我不想因為現場太忙，就漏掉一筆墊付；也不想專案一多，就分不清楚哪筆錢、哪張單據屬於哪裡。
後來加上的功能，也都是使用過程中，才發現自己需要的。
如果你也做專案執行、企劃，常常要先墊錢，可以先想想：
自己最容易漏掉的是哪一步？
是支出當下忘了記？單據收了卻找不到？還是申請送出之後，忘了繼續追進度？
先挑一個最常卡住的地方，整理成自己用得順的方式。
其他功能，再慢慢增加。
對我來說，隨口記的方便，就是忙的時候先說一句，把事情留下來。
下次打開，知道這筆費用屬於哪個專案，也知道後面還要追什麼。
這樣，就已經幫了我很多忙。
會員下載｜做一個自己的隨口記
我把開始前需要想清楚的五個問題、第一次向 AI 描述需求的範本，以及後續增加功能的說法，整理成一份下載包。
先填好自己的需求，再請 AI 協助做出最初版本。實際用過之後，慢慢調整成適合自己的工具。
先讓「記下一筆費用、分清楚專案、之後找得回來」這幾件事順手，就有一個可以繼續往下做的起點。