Zoe 製作人實戰筆記 會員文章
100 間小店，不能只靠腦袋記：
我找 AI 當小幫手
這家店聯絡過了嗎？ 上次聊到哪裡？ 看完資料的時候，我原本想拍什麼？
做《100小店》，除了記住故事，這些事情也得有人記得。
採訪這麼多年，說實在的，受訪人物和故事的檔案，過去幾乎都裝在我腦袋裡。
但年紀大了，真的有差。
這一次，我決定找個「小幫手」。
《100小店》是我第一次正式對外收報名。以前收資料，我習慣用 Google 表單；這次，我想連報名之後的工作一起整理好。
整整 100 間店，從報名、聯絡、前訪、拍攝到刊出，每一間都要跟到底。
我需要隨時找得到：這間店走到哪裡，接下來該做什麼。
報名進來，先讓 AI 幫我做一輪功課
在我目前設定好的流程裡，店家從 Solo Taiwan 網站填完報名表，內容會寄到我的 Gmail。
接著，Claude 每小時會自動整理新報名，把資料收進專屬的管理表。我不用再一筆一筆複製貼上。
它也會先搜尋店家的相關資料，整理背景、可能的故事亮點，以及初步的採訪建議。
哪裡值得再了解？為什麼可能適合拍？我打開資料時，已經有一份整理好的內容可以參考。
它甚至會提供拍攝畫面的建議。
這對我很有幫助。還沒去前訪，腦袋裡就能先有一些畫面，開始想像這間店可以怎麼拍。
當然，這些都只是初步方向。實際的故事和現場情況，還需要進一步了解。
AI 先幫我做功課，最後要不要拍、先聯繫誰，還是我自己決定。
打開管理頁，我想知道下一步要做什麼
報名一多，我就很在意資料能不能一眼看懂。
店家自己填的報名、我主動找到的口袋名單，都放在同一個地方，再依來源區分。這樣就不用到處找資料。
對我來說，管理頁最實用的是這幾件事：
- 看進度用「口袋名單、新報名、已聯絡、前訪、已拍攝、已刊出」等狀態標記，知道每間店目前的情況。
- 排動線資料自動依縣市分類，準備出門時，就能看看附近還有哪些店，評估能不能排在同一趟外景。
- 留住想拍的名單看到感興趣的店，先按星號，之後再篩選出來仔細看。
- 記下當時的想法聯絡紀錄、前訪印象、想拍的畫面，都能直接寫進去，自動存檔。
進度有變動時，我也可以直接跟 Claude 說明更新內容，請它幫我記進系統。
寫這篇文章時，已經收到 34 間店報名，分布在全台 13 個縣市。
對需要自己安排外景的人來說，能把地點和聯繫進度放在一起看，真的方便很多。
一張進度卡，也是一份緣分的紀錄
《100小店》第一間刊出的「三合院單車工坊」，就是一個例子。
最初，它在我的口袋名單裡，還沒有正式邀約。後來，店家自己填了報名表，再一路走到拍攝、文章上架。
回頭看，每一步都留著：
- 放入口袋名單，還沒邀約
- 店家填寫報名表，註明平日白天方便受訪
- 決定 10/30 先去拍攝
- 拍攝完成，定為《100小店》No.001，照片與錄音上傳雲端
- 文章上架
以前，這些經過可能散在訊息裡，也可能只留在我的記憶裡。現在回頭看，就知道這間店是怎麼來的、什麼時候聯絡、哪一天去拍。
對我來說，聯繫的進度，也是一份緣分的紀錄。
有些店暫時沒能安排採訪，也沒關係。先把當時的情況和想法記下來，之後有適合的機會，還能接著往下聊。
不用每次重新認識，也不必努力回想：「我們上次到底說到哪裡？」
我每天怎麼看這張表？
我大概每天都會打開來看一下，有沒有新報名，也提醒自己把聯繫往前推進。
看資料時，我有一個習慣的順序。
- 先看縣市確認店在哪裡，盤算近期的行程與動線。
- 讀店家自己的故事看他怎麼介紹這間店、為什麼想參加《100小店》。AI 已經整理過的資料可以參考，店家自己寫的內容，我還是會讀。
- 看看他的社群點進店家附上的連結，看照片、讀文字，感受這間店的樣子，以及老闆平常在意什麼。
- 把判斷記下來要不要先聯繫？還想問什麼？有哪些畫面值得留意？看完就記，系統也會留下當天的日期。
這樣，之後再打開，就知道哪些店看過但還沒聯絡、哪些已經約好、哪些還在等回覆。
我覺得最有用的習慣，是在看完資料的當下，把自己的想法一起留下來。
資料找得到，當時為什麼這樣想，也找得到。
有人願意報名，先讓他知道我們收到了
只要有新報名進來，系統也會自動寄出確認信，讓對方知道資料已經收到。
後續的採訪安排，再另外聯繫確認。
這件事很小，但我覺得有必要。
有人願意花時間介紹自己的店，把故事寫給我們，總要讓他知道：我們收到了。
等待的時候，至少不用猜，表單是不是沒有送出去。
對我來說，這也是採訪工作的一部分。從還沒見面開始，就把聯繫做好。
有幾件事，我還是會放在心上
- AI 的整理是參考，判斷要自己做。
- 背景資料與拍攝建議，都還需要核對。尤其真正吸引我的，有時候是店家自己寫的一句話，或照片裡的一個細節，還是得親自看過。
- 有個資的資料，要限制存取。
- 報名資料裡有電話和 Email，管理頁是供內部工作使用的。公開分享操作畫面時，要使用示範資料，或遮蔽真實的聯絡資訊。
- 進度有變，就順手記下來。
- 工具再方便，也需要把最新情況放進去。剛聯絡完、剛看完資料，是最容易把事情記清楚的時候。
如果你也想找一個小幫手
以前，我主要用 Google 表單收報名。這次，我把心力往後多放了一步：資料收到之後，要怎麼整理、判斷，再接著行動？
如果你也在辦活動、做徵件，或需要找受訪者，可以先想三件事：
- 資料從哪裡進來？是表單、Email，還是不同地方的訊息？
- 每次收到後，你都要重複整理什麼？例如地點、背景、聯繫狀態。
- 整理完，你要做什麼決定？先找誰、還缺什麼資料、下一次什麼時候聯絡？
先挑一個最常重複、最花時間整理的步驟，讓 AI 協助。等這一步用順了，再慢慢增加。
對我來說，這個小幫手的用處，就是讓我打開頁面時，知道下一步要做什麼。
聯絡過的，不會忘記。當時想拍的，也留得下來。
至於走進店裡，坐下來聽老闆說故事，看看那些只有到了現場才會發現的細節——
這一段，還是我最想親自做的事。